Visualiseer onderzoeksdata en krijg publiek en klanten mee!

In het streven naar vooruitgang zijn organisaties continue in beweging. Om investeringen en onderzoeken tot volle bloei te laten komen, dienen toehoorders deze te kunnen en willen begrijpen. De inhoud moet direct aankomen en een dag/week/maand lang beklijven. Helaas loopt het meestal anders…

Een met zorg geselecteerd projectteam slaat de nieuwste mijlpaal, versie 2017.1.01. Plannen zijn geschreven, rollen verdeeld, analyses en risico’s afgewogen, kosten en baten inzichtelijk gemaakt. Medewerkers en klanten worden geïnformeerd. Presentaties zullen de stap van theorie naar praktijk inluiden. Aan de slag!

Tijdens de presentatie

Vol enthousiasme en overtuiging willen de experts en projecteigenaren ons meenemen in hun visie.
Teamleden zullen prachtige staaf- en blokdiagrammen tonen ondersteund door Powerpoint en Prezi. Zelfs mekka-charts gaan de revue passeren!

• De eerste 10 minuten volg je moeiteloos!
• Pas na 15 minuten dwaal je wat af.
• Ergens daarna besluit je op een slimme vraag te broeden.
• Tegen eigen verwachting in zak je langzaam weg.
• Plots het moment waarop licht in de aanzwellende duisternis zich aanbiedt:  “Zijn er nog vragen?”

Jij deelt graag in het enthousiasme van de projectgroep en stelt je vraag. Dat er verder weinig tot geen inhoudelijke reacties terugkomen, wordt als normaal ervaren.

Stapje terug

• Hoeveel mensen, inclusief jijzelf, hebben de inhoudelijke boodschap begrepen, 10%?
• Wie besluit hierna om het projectplan of de samenvatting te lezen, 1%?
• Welke personen zullen de boodschap in hun netwerk delen, 0,1%?

Had dit anders gekund? Een lauwe reactie is niet wat we zoeken. Waar we op hopen? Dat de toehoorders enthousiast zijn en een duidelijk beeld krijgen van ‘wat dit echt voor ze zal gaan betekenen’ en ‘wat er nu daadwerkelijk zal gebeuren of veranderen’.

Dat is echter niet gebeurd. Ondanks het feit dat dit een presentatie volgens de boekjes was, overheerst bij velen een gevoel van onzekerheid. Hebben ze de boodschap wel begrepen, laat staan onthouden?

Maak keuzes vooraf

Als ervaren adviseur en analist, gespecialiseerd in visualisaties, bieden deze mij o-zo-bekende presentaties prachtige mogelijkheden. Dat tal van geweldige projecten op dit punt een compleet ongewenste wending nemen is mij niet vreemd. Het gat dat, ondanks prima presentaties en voortrajecten, in de beeldvorming ontstaat, is een logisch gevolg in een tijdperk waarbinnen we enorme hoeveelheden nieuwe informatie verwerken.

Tijdens deze cruciale presentaties wordt vaak krampachtig vastgehouden aan traditionele middelen en mogelijkheden. Correct gebruik van een X- en Y-as hebben we aangeleerd; maar waarom wordt deze kennis in ‘huis tuin en keuken’ staaf- of blokdiagrammen omgezet? Hiervan hebben we er al duizenden gezien. Het zijn grafieken die ‘correct en veilig’ boodschappen doordrukken en is o-zo-saai.

Er bestaan tal van manieren om daadkrachtige presentaties te creëren die bijblijven. Twee voorbeelden:

1. Wees visueel onderscheidend

Om mijlpalen te tonen, kun je illustraties vanuit het internet kopiëren en bewerken (let wel op copyrights). Je kan hierin de gangbare methodes toepassen en ‘ok’ overkomen. Om aansluiting bij het publiek te vinden, kun je ook verder kijken. Daag jezelf uit en maak kennis met programma’s als After Effects, Photoshop, Illustrator, Sketchup en Cinema 4D.

2. Breng data in beeld

Ook grote hoeveelheden informatie zijn tegenwoordig op treffende wijze te visualiseren. Dankzij state-of-the-art analyse programma’s als Qlikview, Tableau en Business Objects is het mogelijk om in een dynamische omgeving droge informatie te veranderen in krachtige vertalingen.

Doe het zelf (of niet)

Het mooiste is dat de basis voor deze programma’s vaak zelf is aan te leren. Het is niet direct nodig om peperdure scholing te volgen, probeer stap voor stap de lat hoger te leggen. Schaf niet meteen volledige softwarepakketten aan; kijk via ‘trials’ en oudere versies of deze programma’s werken voor jouw doeleinden en groei vervolgens richting een professionele standaard.

Met bovengenoemde programma’s kun je adviezen, onderzoeken en rapporten op een effectieve manier ‘verpakken’. Zorg dat je publiek van de boodschap geniet, onthoud wat je te zeggen hebt; dat je een WOW-factor wordt!

Een voorbeeld uit de praktijk: de grafiek

Ter illustratie deel ik een grafiek die de jaarcijfers van een oliebedrijf weergeeft. De groei in ontwikkelde windenergie wordt afgezet tegen olieproductie.